StartUps fehlt oft die nötige Zeit oder die notwendigen Ressourcen, um neue Mitarbeiter mit dem eigenen Unternehmen, seinen Werten und Prozessen vertraut zu machen. Doch ein guter Onboardingprozess trägt nicht nur zu einem positiven Employer-Branding bei, sondern entscheidet oftmals auch darüber, ob sich ein neuer Mitarbeiter gut in Eurem StartUp einlebt – denn nichts ist schlimmer als ein neuer Mitarbeiter, der Euer StartUp bereits in der Probezeit wieder verlässt. Wir geben euch einen Überblick über die wichtigsten Punkte eines Onboardingprozesses, die jedes StartUp ohne große Mühe sofort umsetzen kann.
Stay in touch
Ein Bewerbungsgespräch, eine Zusage und dann? Onboarding, d. h. die Einführung eines neuen Teammitglieds in seinen* neuen Arbeitsplatz und sein neues Aufgabengebiet, beginnt bereits beim Jobinterview. Hier stellt sich nicht nur der Bewerber vor, sondern Ihr euch ebenfalls. Sprecht über Eure StartUp Kultur, Eure Werte und Produkte. Was treibt Euch an? Fragt, warum der Bewerber in einem StartUp arbeiten möchte und nicht in einem Konzern. Nur so könnt Ihr sicherstellen, dass der Kandidat weiß, worauf er sich einlässt und die entsprechende Motivation sowie den notwendigen Drive für ein StartUp mitbringt. Nach der Jobzusage heißt es dann: in Kontakt bleiben. Sendet dem neuen Mitarbeiter Infos zu seinem ersten Arbeitstag (z. B. Anfahrt, Ansprechpartner, Beginn, eine Unternehmenspräsentation) und steht für Rückfragen zur Verfügung, denn nicht selten vergehen zwischen dem Bewerbungsgespräch, der Zusage und dem Arbeitsbeginn ein paar Wochen.
Welcome to the team
Dann ist es endlich soweit: Ihr bekommt die Unterstützung, die Ihr momentan so dringend benötigt. Doch bei aller Euphorie; jetzt heißt es: Don’t stress. Nehmt Euch Zeit, den neuen Mitstreiter im Team willkommen zu heißen. An seinem ersten Arbeitstag solltet ihr dazu bereits alles vorbereitet haben: ein PC und Schreibutensilien stehen an seinem Arbeitsplatz – genau, auch darüber, wo der neue Mitarbeiter sitzen soll, solltet Ihr Euch vorher Gedanken gemacht haben -, die notwendige Software ist installiert, E-Mail Adresse und -Signatur sowie alle wichtigen Zugänge sind eingerichtet und funktionstüchtig. Auch der Zugriff auf den Server wurde organisiert. Telefon und Drucker sind bereit. Bestellt den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag um 11 Uhr ins Büro – so könnt Ihr vorher nochmal alles prüfen und gleichzeitig überfordert Ihr das neue Teammitglied nicht. Sorgt darüber hinaus dafür, dass alle Mitarbeiter über den Neuzugang informiert sind und habt einen Plan, wer diesen wann und worin einweist. Vielleicht habt ihr ein wöchentliches Teammeeting, in dem ihr den neuen Mitstreiter einmal allen genauer vorstellt. Ein kleiner Pitch, eine Unternehmenspräsentation (Geschichte, Visionen, Werte, Produkte, Organigramm, Struktur) oder ein OnePager mit kurzer Teamvorstellung, Funktionen und Kontaktdaten kann den neuen Mitarbeiter am ersten Tag bei der Orientierung helfen. Generell sollte der erste Arbeitstag nicht in einem Informationsoverload enden; lasst dem neuen Teammitglied Zeit, sich zu akklimatisieren. Nehmt es mit zu Teammeetings, nehmt euch Zeit für Fragen und heißt es in Eurem Team willkommen.
Hey buddy
Neben all den Hard Facts, dürfen auch die Soft Facts nicht zu kurz kommen. Viele StartUps haben unternehmens- oder branchenspezifisches Vokabular, eigene Arbeitsweisen oder auch interne Jokes. Auch die sollte der neue Mitstreiter mit der Zeit kennen lernen. Viele Unternehmen haben dazu ein Mentoren- oder Buddy-Programm. Dabei ist ein Mitarbeiter in der ersten Zeit Ansprechpartner für alle Fragen des neuen Teammitglieds. Gerade in einem StartUp, in dem die Prozesse und Strukturen dynamisch und flexibel sind, ist solch ein fester Ansprechpartner durchaus hilfreich. Dieser kann darüber hinaus Mittagessen mit verschiedenen Teammitgliedern organisieren, denn nur durch aktive Teilnahme am alltäglichen Geschehen des StartUps kann das neuen Teammitglied Eure Unternehmenskultur auch aktiv kennenlernen.
Feedback, please
Die ersten Wochen mit dem neuen Teammitglied sind vorüber. Du willst wissen, wie sich der neue Mitstreiter eingelebt hat? Dann frag doch! Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist regelmäßiges Feedback wichtig. Dabei ist es ganz egal, ob dieses strukturiert in einem Meeting stattfindet, beim morgendlichen Kaffee Trinken oder beim Lunch – wichtig ist, dass Du ein Gefühl für die Situation des neuen Teammitglieds bekommst, denn nur so kannst du frühzeitig gegensteuern. Fühlt es sich über- oder unterfordert, ist der Aufgabenbereich klar, hat es Fragen? All das kannst Du in einem formellen oder informellen Feedbackgespräch schnell herausfinden und Frühfluktuation entgegenwirken.
Last but not least
Mit dem Einstellen eines Bewerbers fängt die eigentliche Arbeit erst an, denn nach der attraction kommt die retention. Jetzt geht es darum, den Mitarbeiter auch im Unternehmen zu halten. Ein Onbboardingprozess kann dazu einen großen Beitrag leisten. Dabei muss dieser noch nicht einmal übermäßig strukturiert sein oder wochenlange Training Sessions beinhalten. Jedes StartUp sollte sich darüber aber zumindest einmal Gedanken gemacht haben. Es genügen ein paar simple, aber effektive Maßnahmen, die jedes noch so dynamische StartUp ohne viel Aufwand umsetzen und seine Arbeitsprozesse individuell integrieren kann. Nur so kann sich ein neues Teammitglied nachhaltig für Euer StartUp begeistern und sichergestellt werden, dass die anfängliche Motivation, die im Bewerbungsgespräch zu spüren war, nicht verpufft. Zeit für ein Willkommen-Heißen und Einarbeiten des neuen Teammitglieds sollte immer sein und zahlt sich langfristig aus.
*Die männliche Form schließt die weibliche Form mit ein
Literatur
Kiffe, Katharina: So bindet man mit richtigem Onboarding Talente an sich, https://www.deutsche-startups.de/2017/01/23/bindet-man-mit-richtigem-onboarding-talente-sich/
Stohr, Natalie (2016): Der erste Eindruck zählt: Wie Onboarding bei Startups gelingt: https://berlinvalley.com/startup-recruiting-onboarding-glispa/
Tepe, Jana (2012): Onboarding im Startup, https://www.gruenderszene.de/allgemein/onboarding-tipps
Nevogt, Dave: An Employee Onboarding Process for Remote Startups that’s Too Simple to Fail, https://blog.hubstaff.com/employee-onboarding-process/
